7 razones para tener tu empresa en la nube antes que sea demasiado tarde

negocio en la nube
DANIEL ARRI
DANIEL ARRI

Estar en la nube es una frase que cada día se vuelve más normal y cotidiana en el discurso de empresarios y emprendedores.

Si es que aún no conoces sus fantásticas ventajas en los negocios o peor aún, no conoces ni siquiera que son, en las siguientes líneas te convenceré de que la siguiente operación de optimización de tu empresa sea llevar toda tu negocio a este lugar.

¿Ventajas de llevar tu empresa a la nube?

Tener tu empresa en la nube es como decir que todo tu información está almacenada en internet, teniendo posibilidad de acceder a ella en todo momento y todo lugar con solo un usuario y una contraseña.

Varias son las ventajas de tener todo en internet, tanto por temas prácticos como por temas de analítica, optimización de procesos, optimización de recursos, etc.

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1.- Acceso a todo lo que necesitas de forma remota

Trabajar en la nube te permite una flexibilidad impresionante. Solo necesitas un dispositivo e internet. No importa si trabajas desde tu propia computadora o del computador del hotel. Inclusive podrás trabajar en Chile o en China, sin afectar el progreso de tu flujo de trabajo.

Puedes trabajar desde el navegador, desde una aplicación o inclusive desde una carpeta dentro del escritorio de tu computador. Todos los cambios que ocurran trabajando desde la nube son en tiempo real y se almacenan en un solo lugar: internet.

2.- Seguridad en caso de robo

Imagina cuantos problemas te habrá solucionado tener todo en la nube si te ocurre la siguiente situación. Entran a robar a tu oficina y se llevan todos los computadores. El costo de la pérdida no es únicamente por los equipos sino que también por los meses o años de trabajo perdidos de un momento a otro. Entonces aquí viene tu alivio al saber que toda esta información valiosa está respaldada y mu bien asegurada en internet.

Sólo bastará conseguir otro computador para continuar con las operaciones cotidianas y en menos de 1 hora, ya estará cada uno cumpliendo su objetivo del día.

3.- Gran posibilidad de crear documentos y archivos en equipo, de manera colaborativa

Las empresas actualmente están creciendo de manera exponencial gracias al modelo de negocio de moda que fomenta el trabajo de manera colaborativo, con gran incidencia de los grupos de trabajo.

Gracias a las nubes, es muy fácil completar planillas, documentos, códigos de programación, diseños y en general todo tipo de actividades que se realizan en el computador de forma colaborativa. Esta cualidad está hecha para todos esos trabajos en los que tu le envías tu parte a alguien y que luego él te la manda de vuelta pero luego va al siguiente así hasta que llegue al último, quien da su visto bueno.

4.- Optimización de recursos económicos

Mantener una oficina completa con varios dispositivos, en donde todos tienen que tener ciertos requisitos mínimos de funcionamiento y que además deben tener los programas legales (nunca se sabe cuando llegan a fiscalizar) y que para rematarla deben contar con una mantención adecuada, es sumamente caro.

En cambio si la capacidad de almacenamiento, los programas básicos, la actualización de softwares, la disminción de los recursos básicos y la seguridad corren todos por una misma empresa, los costos bajan gigantescamente. A esto se le llama, hacer outsourcing.

5.- Facilita la expansión

Cuando cuentas con una sola oficina, manejar los datos puede ser bastante sencillo. Pero cuando empiezas a expandirte y necesitas ir replicando procesos, creando datos y sincronizando toda esta información para generar análisis estadísticos de Big Data que permiten tomar decisiones certeras, las nubes son la clave.

Aunque abras una sucursal en Rusia, podrás trabajar los datos sin problemas, con una sincronía impresionante.

6.- Mayor seguridad de datos

Tal como lo mencione en el punto 4, las nubes colocan todas sus energías para que lo datos cuenten con seguridad de último nivel. Muchas veces ya no se piden solo 1 clave para ingresar, sino que 2 o inclusive 3, que van variando en modalidad.

Además dentro de las mismas plataformas cuentan con antivirus de última generación para proteger sus servidores y todos los datos que ellos mismos resguardan.

7.- Gran integración con un montón de APIs y plataformas webs

Como te habrás dado cuenta, si es que has leído post anteriores, soy gran fanático de las plataformas y APIs online, que facilitan un montón los trabajos colaborativos y el desarrollo de StartUps según los modelos de negocio de los grandes de Silicon Valley.

En otras palabras, la mayoría de estas nubes funcionan a la par y de forma sincronizada con APIs como Trello, Slack, IFTTT, Zapier, Pidoco, etc, etc y miles de etceteras más.

Nubes personales vs nubes para empresas

De la infinidad de nubes que existen actualmente, las más reconocidas han entendido esta necesidad de las empresas por administrar sus archivos de forma remota, por lo que se han adaptado y creado un modelo de negocio en base a esto.

Básicamente son x las propiedades exclusivas de las versiones empresariales

1.- Mayor capacidad de almacenamiento

Si en las cuentas personales hablamos de GB o algunos TB, en las cuentas de empresas podemos perfectamente hablar de varios TB de capacidad o inclusive capacidad ilimitada.

2.- Facilidad en la recuperación de datos 

Cuando mucha gente trabaja con los mismos archivos, no es dificil que alguien sobre-escriba algún archivo. Esto fue detectado por las nubes por lo que muchas veces te guardan hasta 50 o 100 versiones de un mismo archivo para que estos accidentes tengan fácil solución.

3.- Mayor seguridad de la información 

Por un lado tenemos el encriptado y cifrado de información al que le hacen demasiado énfasis, y no es menor debido a la información que almacenan, y por otro lado tenemos gran seguridad en caso de robo de los dispositivos, para que nadie indeseado tenga acceso a información tan delicada.

4.- Administración desde diferentes cuentas 

Desde una cuenta personal, aquel que tenga el usuario y la contraseña puede revisar todos los archivos almacenados en la nube, pero esto no es muy deseado dentro de las corporaciones. Como las empresas generalmente trabajan de forma jerárquica, se necesita limitar el acceso de información a quienes correspondan según su ocupación.

Con esta característica, las nubes Business se venden según la cantidad de trabajadores que tenga la empresa para que cada quien trabaje en lo suyo y a la vez se almacene todo en un mismo sitio común.

¿Cuáles son las mejores nubes?

Siempre que hablamos de cuales son las mejores «x» para algo, hay que considerar la pregunta para que la quieres usar específicamente.

A continuación te contare las características de las principales nubes utilizadas a nivel mundial.

Google Drive

De la mano de Google, esta nube se ha posicionado gracias a la gran versatilidad que ofrecen. Trabajar con Google Drive no significa únicamente trabajar con ellos, sino que significa tener acceso al uso de toda la gama de google como lo  son Google Docs, Google Sheets, Google Calendar, etc.

Además su nivel de integración con otras plataformas es impresionante, lo que la convierte en mi nube favorita number 1.

Ventajas:

  • Acceso desde escritorio, web y app mobil
  • La nube con mayor integración a plataformas colaborativas
  • La única que da acceso a Google Docs, Google Sheets, Google Calendar, que muchas veces por temas culturas, es super importante (especialmente en Chile).
  • Permite que varias personas trabajen en el mismo documento al mismo tiempo.

Costos: 

Todo usuario de Gmail tiene por defecto acceso a toda la gama de Google, por lo que sin pagar ni un peso, tienes acceso a 15GB.

  • Gratis: 15GB
  • CLP$1.400/mes: 100GB
  • CLP$7.090/mes: 1TB
  • CLP$70.990/mes: 10TB

Además recuerda que integrando tu correo a GSuite, ya formas parte de la comunidad Google, por lo que con solo US$5 igualmente recibes todos sus beneficios de un usuario Gmail.

Box

Con Box, obtendrás un lugar único para colaborar, administrar y asegurar todo tu contenido y procesos proporcionando una única capa de contenido seguro para potenciar el lugar de trabajo digital.

Box ha nacido desde el principio como una nube para empresas, especializandose en esta área con grandes características. Más allá de la configuración básica de la nube, donde puedes almacenar prácticamente cualquier tipo de archivo, Box te permite compartir archivos con colegas, asignar tareas, dejar comentarios sobre el trabajo de alguien y recibir notificaciones cuando el archivo cambia.

Box también te da un gran control sobre la privacidad de tus archivos. Por ejemplo, puedes decidir quién en tu oficina puede ver y abrir carpetas y archivos específicos, así como quién puede editar y cargar documentos. Incluso puedes proteger con claves archivos individuales y fijar fechas de vencimiento para carpetas compartidas.

Los usuarios además pueden integrar un montón de aplicaciones y softwares, por lo que no se aleja para nada de la funcionalidad de Google Drive, integrando Slack, IBM, GSuite, Salesforce, Office 365, etc.

Costos:

  • Starter: US$5.80 por usuario/mes
  • Business: US$17.30
  • Business Plus: US$28.70
  • Enterprise: Generalmente este plan es para empresas con requisitos muy específicos, por lo que negocian los precios.

Dropbox

Dropbox es una de las nubes más antiguas y que actualmente se ha consolidado como la más usada a nivel mundial especialmente en el ámbito personal, no obstante se puede usar con los planes personales o empresariales.

Al igual que las anteriores, permite gran integración con miles de aplicaciones y softwares. Pero una de sus falencias es que no permite que varias personas trabajen en el mismo archivo al mismo tiempo.

Costos

Dropbox personal

  • Basic: Gratis – 2GB
  • Plus: 9,99 US$/mes – 1TB
  • Professional: 19,99 US$/mes – 1TB

Dropbox Business

  • Standard: 12,50 US$/usuario/mes – 2TB
  • Advanced: 20 US$/usuario/mes – Espacio ilimitado
  • Enterprise: Generalmente este plan es para empresas con requisitos muy específicos, por lo que negocian los precios.

En general cada una de estas nubes cumplen un rol en particular, que pueden ser aprovechados según el tamaño de tu empresa.

A la hora de escoger el que más se te acomode, es importante que revises los precios, las capacidades, el tamaño máximo que puede tener cada archivo y las integraciones que permite cada uno. En los hipervínculos de costos aparecen al detalle cada uno de ellos.

Eso es todo emprendedores y emprendedoras, espero les haya gustado este artículo. Si les ha gustado, no olviden darle like a la página, suscribirse y comentar.

Un abrazo para todos y Comparte y emprende, Weón Emprende!